Hướng dẫn cách sử dụng Office 365 từ A-Z mới nhất

Trong bài viết này, Gamikey sẽ hướng dẫn cách sử dụng Office 365 từ những bước đầu tiên như cách đăng ký tài khoản, đăng nhập vào Office 365 cho đến việc sử dụng các tính năng nổi bật của từng ứng dụng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ tìm hiểu cách bảo mật tài khoản và những mẹo nhỏ để nâng cao trải nghiệm sử dụng. 

Hướng dẫn cài đặt Office 365 mới nhất từ MS

• Bước 1: Truy cập vào trang web https://www.office.com . Và  tài khoản và mật khẩu được cấp, sau đó nhấn Sign in để đăng nhập. Nếu bạn có email Edu, bạn cũng có thể sử dụng nó để đăng nhập
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt khác ở góc trên bên phải trình duyệt.

>> Tìm hiểu: Office 365 là gì

• Bước 3: Chọn Cài đặt Office để tải về bản cài đặt Office. Hệ thống sẽ tự động nhận diện phiên bản 32-bit hoặc 64-bit phù hợp với máy tính của bạn.

• Bước 4: Mở file setup vừa tải về và tiến hành cài đặt. Bạn chỉ cần chờ trong vài phút để quá trình hoàn tất.
• Bước 5: Khi lần đầu tiên mở Word hoặc Excel, ứng dụng sẽ yêu cầu bạn kích hoạt bản quyền. Nhập thông tin tài khoản đã được cấp và nhấn Next để tiếp tục (nếu có, hãy nhập email Edu).

Hướng dẫn cách sử dụng Office 365 Online 

• Bước 1: Mở trình duyệt và nhập địa chỉ https://office.com.
• Bước 2: Nhập tài khoản và mật khẩu đã được cấp cho bạn. Sau đó, nhấn Sign in để đăng nhập vào hệ thống.
• Bước 3: Khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy màn hình Dashboard hiển thị các ứng dụng như Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, và OneNote.
• Bước 4: Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, hãy chọn ứng dụng mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ, nếu bạn cần soạn thảo văn bản, hãy chọn Word; nếu bạn cần tạo bảng tính, hãy chọn Excel.

Hướng dẫn cách quản trị tài khoản Office 365 

Office 365 là một công cụ làm việc quan trọng, vì vậy việc bảo mật tài khoản của bạn là rất cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể quản lý và bảo mật tài khoản Office 365 của mình.

Hướng dẫn cách thay đổi mật khẩu Office 365

• Bước 1: Truy cập vào trang Office 365 và đăng nhập bằng tài khoản của bạn.
• Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn Settings (Cài đặt) từ menu.
• Bước 3: Chọn Mật khẩu và nhập thông tin cần thiết, bao gồm mật khẩu cũ và mật khẩu mới mà bạn muốn đặt. Nhấn Submit để hoàn tất việc thay đổi mật khẩu.

Hướng dẫn cách lấy lại mật khẩu

• Bước 1: Khi nhận được thông báo “We don’t recognize…” sau khi nhập sai tên hoặc mật khẩu, hãy chọn liên kết Forgot my password (Quên mật khẩu).
• Bước 2: Hệ thống sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để xác minh danh tính và đặt lại mật khẩu.
• Bước 3: Làm theo các bước để tạo một mật khẩu mới và sau đó sử dụng nó để đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng trên Office 365

Upload file và thư mục

• Bước 1: Truy cập vào trang chủ office.com và nhập tài khoản cùng mật khẩu để đăng nhập.

• Bước 2: Nhấn vào ứng dụng OneDrive. Đây là nơi lưu trữ các file Word, Excel, PowerPoint mà bạn đã lưu trực tuyến cũng như các file bạn tải lên.

• Bước 3: Nhấn vào nút Tải lên. Bạn sẽ có hai tùy chọn: Tải lên file hoặc Tải lên thư mục. Thời gian tải lên sẽ phụ thuộc vào dung lượng file và tốc độ internet của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy file mới xuất hiện trong OneDrive.

Tải xuống file

Để tải xuống một file từ OneDrive, chỉ cần chọn thư mục chứa file đó, nhấp chuột phải và chọn Tải xuống.

Quản lý file/thư mục

Để tạo một thư mục mới, chọn New và sau đó nhấn Folder. Bạn cũng có thể tạo mới các file Word, Excel bằng cách làm tương tự.

Chia sẻ File và thư mục

Để chia sẻ một file hoặc thư mục với nhiều người, nhấn vào Chia sẻ (Sharing), sau đó nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.

Lưu ý:

• Nếu bạn muốn người nhận chỉ có quyền đọc, chọn Can view.
• Nếu bạn muốn họ có thể chỉnh sửa, chọn Can edit, rồi nhấn Share.
• Cùng làm việc trên file

Office 365 cho phép tối đa 5 người cùng làm việc trên một file cùng lúc. Để thực hiện điều này:

• Bước 1: Tài khoản A chia sẻ file với tài khoản B (ví dụ: tuongtac.docx).
• Bước 2: Tài khoản B mở file và nhấp chuột phải chọn Open, sau đó chọn Open in Word Online để chỉnh sửa.

Đồng bộ OneDrive với máy tính cá nhân

• Bước 1: Tải về file cài đặt từ đây.
• Bước 2: Cài đặt và đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft hoặc email Edu.
• Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, một thư mục OneDrive sẽ xuất hiện trên máy tính của bạn, tương tự như trên website.

Bạn có thể tùy chỉnh các thư mục đồng bộ hóa bằng cách vào tab Account, chọn Choose folders, tích chọn hoặc bỏ chọn các thư mục mà bạn muốn đồng bộ hóa, rồi nhấn OK.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Sway trên Office 365

Microsoft Sway là công cụ giúp bạn tạo ra những bản trình chiếu đẹp mắt với nhiều loại dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video và cả tweet từ Twitter. Một điểm nổi bật của Sway là khả năng tự động điều chỉnh bố cục để phù hợp với nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính đến TV màn hình lớn, tablet và smartphone.

Tạo slide mở đầu

• Bước 1: Truy cập vào office.com và đăng nhập vào tài khoản Office 365. Chọn ứng dụng Sway và nhấn Create New.

• Bước 2: Nhấn vào Insert để chọn ảnh nền cho bài giảng. Bạn cũng có thể kéo hình ảnh vào khu vực storyline.
• Bước 3: Để bắt đầu chạy slide, nhấn Play. Bạn có thể nhấn nút Remix để thay đổi ngữ cảnh cho slide. Nhấn Esc để quay lại chế độ chỉnh sửa.

Tạo slide nội dung

Để tạo phần nội dung chính cho bài giảng:

• Bước 1: Chọn dấu + màu xanh dưới khung tiêu đề và chọn Heading để tạo tiêu đề cho một slide nhỏ. Sau đó, thêm nội dung mà bạn muốn trình bày trong slide.
• Bước 2: Tiếp tục tạo thêm các heading và nội dung khác cho đến khi hoàn tất bài giảng.

Tùy biến và hoàn thiện slide

Để tùy biến và hoàn thiện slide, bạn sử dụng các nút sau:

• Remix: Sway sẽ tự động chọn các bộ kết hợp giữa hiệu ứng chuyển cảnh, font chữ và tông màu khác nhau.
• Design: Bạn có thể chọn phong cách và hiệu ứng chuyển cảnh theo cách thủ công.
• Navigation: Tùy chỉnh theo ý thích của bạn.

Sau khi thực hiện xong, nhấn Play để xem thử bản trình bày của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Forms trên Office 365

Microsoft Forms là một ứng dụng trong bộ Office 365, cho phép người dùng dễ dàng tạo khảo sát, thu thập thông tin và ý kiến, cũng như tạo các bài quiz cho mục đích giảng dạy. Ứng dụng này nổi bật với hai tính năng chính: Tạo lập Form và thiết lập Form.

Tạo lập Forms

• Bước 1: Truy cập vào trang office.com và đăng nhập bằng tài khoản Office 365 của bạn.
• Bước 2: Nhấn vào Forms và chọn New Form để bắt đầu tạo biểu mẫu mới.
• Bước 3: Click vào Untitled form để nhập tên cho biểu mẫu (Form name) và mô tả (Description).
• Bước 4: Ở góc phải của Form name, có biểu tượng để chèn hình ảnh. Bạn có thể chọn ảnh từ Bing Search, OneDrive hoặc tải lên từ máy tính.

Tùy chỉnh và chia sẻ Form

• Bạn có thể chọn Preview để xem lại Form trước khi chia sẻ. Nhấn vào Theme để thay đổi giao diện của biểu mẫu nếu muốn.
• Để chia sẻ Form, nhấn vào Share để lấy liên kết và chia sẻ với người khác.

Và trên đây là toàn bộ thông tin về cách sử dụng Office 365 mà Gamikey giới thiệu đến bạn đọc. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc nắm rõ được cách sử dụng cách dùng Microsoft Office. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin về Microsoft Office thì có thể truy cập vào mục “ Phần mềm ” tại trang Gamikey.com nhé.

Xem thêm các bài viết các phần mềm Office 365 tại Gamikey: 

Cách đăng nhập Office 365

Cách dùng Office 365 miễn phí

Cách kiểm tra tài khoản Office 365 đã active chưa

Cách kiểm tra phiên bản Office