Tìm hiểu MS Office là gì và các công cụ hữu ích cho doanh nghiệp

MS Office là gì? Đây là bộ ứng dụng văn phòng phổ biến và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, hỗ trợ người dùng trong các công việc như soạn thảo văn bản, tính toán, và thuyết trình. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về MS Office cũng như những lợi ích mà nó mang lại trong bài viết dưới đây!

Phần mềm MS Office là gì?

MS Office, hay còn gọi là Microsoft 365, là một bộ công cụ văn phòng toàn diện được phát triển bởi Microsoft. Đây là sự lựa chọn lý tưởng cho bất kỳ doanh nghiệp nào nhờ vào khả năng tích hợp các ứng dụng làm việc thiết yếu trong một nền tảng duy nhất. 

Bộ phần mềm MS bao gồm các ứng dụng phổ biến như PowerPoint, Word, Excel,…giúp người dùng dễ dàng thực hiện các tác vụ văn phòng từ soạn thảo văn bản, tính toán số liệu, đến tổ chức cuộc họp và lưu trữ dữ liệu.

MS Office bao gồm những gì?

Phần mềm soạn thảo Word

Microsoft Word là một trong những ứng dụng không thể thiếu trong bộ công cụ MS Office. Đây là nền tảng soạn thảo văn bản mạnh mẽ với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. 

Người dùng có thể tạo và chỉnh sửa văn bản, kiểm tra chính tả, chọn font chữ, và thay đổi màu sắc dễ dàng. Đặc biệt, Word cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu trong thời gian thực, giúp cộng tác hiệu quả và bảo đảm dữ liệu không bị mất khi gặp sự cố.

Phần mềm bảng tính Excel

Microsoft Excel là công cụ không thể thiếu để quản lý và phân tích dữ liệu số. Với Excel, người dùng có thể tổ chức dữ liệu trong bảng tính, thực hiện các phép toán, và sử dụng các hàm tính toán để xử lý thông tin một cách chi tiết và chính xác. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong các công việc liên quan đến kế toán, quản lý nhân sự, và kho vận, giúp người dùng xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả.

Phần mềm PowerPoint tạo slide

PowerPoint là phần mềm hỗ trợ tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp trong bộ ứng dụng MS Office. Người dùng có thể thiết kế slide từ đầu hoặc sử dụng các mẫu có sẵn, với nhiều tùy chọn về bố cục, hình ảnh, và hiệu ứng. Công cụ này rất hữu ích trong việc giảng dạy, triển khai dự án, hoặc báo cáo, giúp trình bày thông tin một cách sinh động và dễ hiểu.

Phần mềm ghi chú OneNote

OneNote là ứng dụng ghi chú thông minh trong MS Office, cho phép người dùng tạo và quản lý ghi chú một cách linh hoạt. Thay vì dùng giấy bút, người dùng có thể ghi lại ý tưởng, thông tin, hoặc hình ảnh trực tiếp trên màn hình thiết bị. OneNote hỗ trợ người dùng sắp xếp thông tin theo nhiều cách khác nhau, giúp dễ dàng truy cập và chỉnh sửa bất kỳ lúc nào.

Phần mềm Teams giúp tổ chức cuộc họp

Với Teams, người dùng có thể tạo nhóm làm việc, gửi tài liệu, thiết lập cuộc gọi thoại và video, cũng như chia sẻ màn hình. Ứng dụng này hỗ trợ tổ chức các cuộc họp nhóm với số lượng thành viên lên đến 300 người, giúp việc cộng tác và giao tiếp trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm gửi thư Outlook

Outlook là ứng dụng email của MS Office, cung cấp khả năng gửi và nhận thư điện tử nhanh chóng và an toàn. Người dùng có thể sử dụng địa chỉ email với tên miền riêng của doanh nghiệp và tận hưởng 50GB dung lượng lưu trữ cho email. Outlook còn trang bị hệ thống lọc thư và chống spam, giúp giữ hộp thư của bạn luôn gọn gàng và hiệu quả.

Phần mềm giúp lưu trữ dữ liệu trực tuyến OneDrive 

OneDrive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trong MS Office, cung cấp 1TB dung lượng để người dùng lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video và các thông tin quan trọng khác. Nhờ vào OneDrive, người dùng không cần phải sử dụng dịch vụ lưu trữ bên ngoài hoặc phụ thuộc vào dung lượng có sẵn trên thiết bị, mà vẫn đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu.

Các nền tảng có hỗ trợ Microsoft Office hiện nay

MS Office trên App

Phiên bản MS Office App cho phép người dùng cài đặt phần mềm trên máy tính (laptop, PC) và thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng). Sau khi cài đặt và đăng nhập, người dùng có thể làm việc ngay cả khi không có kết nối internet. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ không được tự động lưu trữ nếu thiết bị mất kết nối.

MS Office online

MS Office online là lựa chọn cho những người muốn sử dụng các ứng dụng Microsoft Office mà không cần cài đặt phần mềm. Người dùng chỉ cần một thiết bị kết nối internet và trình duyệt web để truy cập và làm việc. Phiên bản này hỗ trợ làm việc từ xa và tự động lưu trữ dữ liệu trực tuyến, giúp cộng tác dễ dàng và bảo mật.

Lợi ích của MS Office cho doanh nghiệp

Dưới đây là những lợi ích chính mà MS Office mang đến cho doanh nghiệp, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của công cụ này:

• Dễ dàng sắp xếp và chia sẻ dữ liệu: Quản lý tài liệu hiệu quả với SharePoint Online và OneDrive, cải thiện khả năng tìm kiếm và chia sẻ.
• Truy cập mọi lúc mọi nơi: Làm việc từ bất kỳ đâu với các ứng dụng di động và đám mây, duy trì hiệu suất làm việc cao.
• Liên tục cập nhật các tính năng mới: Nhận các tính năng mới và cập nhật thường xuyên như PowerPoint Designer và Excel Ideas.
• Truyền thông nội bộ hiệu quả: Xây dựng mạng nội bộ mạnh mẽ với SharePoint và Teams, cải thiện giao tiếp và cộng tác.
• Giao tiếp hiệu quả với nội bộ và đối tác: Nâng cao khả năng làm việc nhóm và giao tiếp với đối tác qua Teams và SharePoint.
• Tính bảo mật cao: Bảo vệ thông tin quan trọng với các tính năng bảo mật tiên tiến như mã hóa và kiểm soát quyền truy cập.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa các quy trình lặp lại với Power Platform, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
• Tiết kiệm chi phí: Giải pháp toàn diện giúp tiết kiệm chi phí qua việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc.

MS Office đã cập nhật những tính năng mới nào cho smartphone?

Microsoft Office trên smartphone đã trải qua nhiều cải tiến đáng kể trong các bản cập nhật gần đây. Những tính năng mới này không chỉ làm phong phú thêm trải nghiệm người dùng mà còn tăng cường khả năng làm việc linh hoạt và hiệu quả trên thiết bị di động. Dưới đây là những cập nhật nổi bật cho smartphone:

• Tích hợp 3 ứng dụng chính trên cùng một giao diện: Microsoft đã kết hợp các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint vào một màn hình giao diện chung, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng mà không cần phải rời khỏi giao diện chính. 
• Phiên bản Office mới tích hợp công nghệ Lens: Cho phép chụp ảnh dữ liệu, chuyển đổi ảnh thành tài liệu Word hoặc bảng tính Excel, và tạo slide từ hình ảnh trên thiết bị di động. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tạo hình ảnh kỹ thuật số từ bảng trắng và tài liệu.
• Thêm các tính năng tác vụ phổ biến: Các tính năng mới bao gồm tạo tệp PDF từ máy ảnh hoặc ảnh có sẵn, ký tay trên file PDF, quét mã QR để mở tệp nhanh chóng, và chuyển tệp tin giữa máy tính và điện thoại dễ dàng.

Hướng dẫn chi tiết cách tải Microsoft Office đơn giản

Hiện tại, Microsoft Office 2021 là phiên bản mới nhất. Gamikey sẽ hướng dẫn bạn cách tải và cài đặt phiên bản này một cách dễ dàng qua các bước dưới đây:

Bước 1:Tải phần mềm qua đường link dưới đây:

https://download.com.vn/microsoft-office-2019-124603

Bước 2: Mở thư mục Download hoặc thư mục mà bạn đã lưu tệp tải xuống.

Bước 3: Nhấn đúp vào tệp Microsoft Office vừa tải về. Khi xuất hiện thông báo “Do you want to allow this app to make changes to your device?”, bạn nhấn chọn Yes để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 4: Khi quá trình cài đặt hoàn tất, màn hình sẽ hiện thông báo “You’re all set! Office is installed now”. Bạn chỉ cần nhấn Close để đóng hộp thông báo và hoàn tất quá trình cài đặt.

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình cài đặt hoặc sử dụng MS Office, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ kỹ thuật của Gamikey luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.